一，会计基础工作
必须符合财政部《会计基础工作规范》、《会计电算化工作规范》及《上海市会计基础工作规范管理办法》（沪财会[2002]35号）的要求，并应取得区财政颁发的《会计基础工作规范化证书》。
二，会计核算软件
必须达到财政部《会计核算软件基本功能规范》（40条）的要求，符合国家统一会计制度的有关规定，并取得合法使用权（即非盗版）；同时该软件应具备符合中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局及中国国家标准化管理委员会发布的《信息技术会计核算软件数据接口》（GB/T19581—2004）的接口（可购买，购买地址：长乐路1219号，联系电话：64370807）。凡要求备案的，必须通过上海市各个区财政局会计科用《会计稽核软件》对上报的会计核算软件是否符合《信息技术会计核算软件数据接口规范》标准进行检测，凡不符合规范标准的，财政部门不接受备案。
对于过去已通过验收或备案的单位目前尚未安装（GB/T19581—2004）的接口，应立即与软件公司联系安装，否则今后年检将不予通过。
三， 计算机配备。
配备专门或能保证独立运行的计算机或计算机终端。
四，会计人员持证上岗
配备专职或兼职管理、操作、维护计算机软硬件人员。会计人员必须持有《会计从业资格证书》及《会计电算化知识培训合格证书》。
五，人机并行
在实施用计算机替代手工记账前，用计算机进行会计核算与手工记账必须同步运行一定时间（具体时间由各单位视情况自行确定），并取得下一致的结果。
六，会计资料的录入、核算
必须符合国家统一会计制度的有关规定。各类会计可见性文档（账证表）必须按国家统一会计制度、《会计基础工作规范》的有关规定采用中文或中英文对照，字迹清晰，按期或满页套打输出统一的会计可见性文档，并按财政部《会计档案管理办法》保存。
七，会计资料套打输出具体要求：
㈠、凭证：
一般可使用立信牌通用“记账凭证”（TR101 记账凭证）或（TW101处币记账凭证），凭证类别按《会计基础工作规范》第五十条第二款规定，记账凭证可以分为收款凭证、付款凭证、转帐凭证，也可以使用通用记账凭证。不能笼统设置现金凭证、银行凭证。凭证必须连续编号。套打输出机制凭证应符合《会计基础工作规范》第五十三条规定，对于机制记账凭证，要认真审核，做到会计科目使用正确，数字准确无误，附件张数应显示。要打印出制单、复核人员中文姓名并再加盖制单、审核、记账、会计主管人员印章或者签字。业务应逐笔分开及时录入，不应合并记账，应避免多借多贷、只有借或只有贷的情况在一张凭证上出现。凭证必须随时打印输出。
㈡、账簿：
1，日记账一般可使用立信牌（TR211 日记账 明细账）或（TW211 外币日记账 明细账），分为现金日记账和银行存款日记账。日记账要求当天业务应及时录入，当日余额不能出现红字。日记账中的对应科目应反映所对应的一级科目名称或一级、二级科目名称，不能只反映科目代码，不反映科目名称。日记账必须每月打印一次。
2，明细账分为三栏式（与日记账账页相同）、多栏式（TR231多栏式明细账、TR232多栏式明细账副页）或（TW231多栏式明细账、TW232多栏式明细账副页）、数量金额式（TR221数量金额明细账）或（TW221数量金额明细账）等格式。明细账账目（即账页以线部分标题）应是一级科目名称，如应收账款明细账，而不应是XX公司明细账或XXXX多栏账。明细账每笔业务摘要应反映出该 笔业务的主要内容（名称、数量、单价等具体内容）。明细账可以根据企业需要不反映对应科目，并可以满页打印或半年、一年打印一次。
3，总账分为（TR201总分类账）和（TR202汇总式总账）或（TW201总分类账）、（TW501余额汇总表代总账），TR201和TW201总分类账可以每年打印一次；而TR202和TW501汇总式总账（俗称科目余额表）必须每月打印一次，并只反映一级科目。
㈢报表：
报表设置应严格按盖有上海市财政局报表监制章的当年度手工会计报表为标准样张设置，计算机报表与手工报表中的各项目、行次应完全一致，所有会计报表数据必须由计算机系统直接取数输出，不得人工修改，输出的会计报表纸张大小与手工报表一致，同时，备案上交的报表月份还必须与上交的会计月度数据软盘月份一致。
八，会计电算化内部控制制度及管理制度的建立
应根据国家有关法律法规及财政部《内部会计控制规范—基本规范》（沪财会[2001]100号文）有关规定，结合各部门或系统有关内部控制的规定，建立适合本单位业务特点和管理要求的会计电算化内部控制制度，并有效实施。为了与电子信息系统控制要求相适应，各单位还应结合会计电算化工作特点建立健全并有效实施会计电算化内部管理制度，包括：（一）会计电算化岗位责任制、（二）会计电算化操作管理制度、（三）计算机硬件软件系统维护和数据管理制度、（四）会计电算化档案管理制度。
九，代理记账机构及行政事业单位采用集中核算的备案
只要代理集中机构或集中核算单位符合上述各条要求，即可向区财政局会计科备案，用计算机替代手工为委托方或下属单位记账，备案表后必须附委托方或下属单位的名单（如果今后增加委托方或下属单位则应及时将增加单位的名单报送区财政局会计科）。委托方或下属单位下必单独备案。
十，报送资料
各单位具备上述条件，可自行以计算机替代手工记账，同时应主动与当地财政部门（单位所在地的镇财政所、街道办事处财审科、区财政局会计科）取得联系，领取《备案须知》和《上海市单位计算机替代手工记账备案表》（一式三份）并填写好。将填写好一式三份《上海市单位计算机替代手工记账备案表》与会计科目代码表、会计电算化有关管理制度、人机并行期间套打输出的会计可见性文档抽样资料（包括不同类别的会计机制凭证、现金日记账和银行存款日记账、某一科目的明细账、两种形式的总分类账及主要的电子报表各一份）一起报送区财政局会计科备案。同时，还需报送并行期间（与报送可见性文档抽样资料同期）包括初始化数据在内的完整的会计月度数据软盘（即同期完整一个月的数据通过GB/T19581—2004标准数据接口导出到软盘(或U盘)），以便备案时当场检测数据接口情况。
